Leaderfassung auf Messen: SOP & Playbook

Auf dem Messestand zählt Tempo. Wenn Notizen verteilt sind und niemand für Quali und Export zuständig ist, gehen Leads verloren. Dieses Playbook macht die Erfassung messbar und wiederholbar.

Warum dieses SOP funktioniert:

• Klare Rollen statt Chaos am Stand
• Pflichtfelder + Tags sorgen für saubere Daten
• Offline-Fallback, Export und Backup sind vorab definiert
• 48h Follow-up ohne Datenverlust

Schnellzugriff:
DSGVO-Checkliste · Pflichtfelder · Follow-up Plan

TL;DR

• Klare Rollen (Scan, Quali, Export) und feste Zeitfenster.
• Vor dem Start: Geräte/Netz testen, Offline-Fallback definieren.
• Während der Messe: Sofort taggen/qualifizieren, Notizen erfassen.
• Nach der Messe: Dubletten bereinigen, Minimalfelder prüfen, Export + Backup.
• Follow-up innerhalb von 48 Stunden anstoßen.

Der Kern-Workflow

1. Setup: Geräte laden, PWA installiert, Offline-Test, Testscan mit Export.
2. Rollen: Scannen (Erfassung), Qualifizieren (Pflichtfelder, Tags), Export/Backup (am Tagesende).
3. Quali on the spot: Pflichtfelder (Name, Firma, E-Mail/Telefon), Bedarf, nächste Aktion, Priorität.
4. Tagging: Thema/Produkt, Region, Priorität, Quelle (Stand/Bühne).
5. Sicherung: Am Tagesende Dubletten-Check, Export (vCard/CSV), Backup ablegen.

Typische Fehler & Fixes

• Kein Netz → Offline-Modus testen, Batch-Export nach der Schicht.
• Unvollständige Daten → Minimalfelder als Pflicht markieren, sofort nachtragen.
• Dubletten → Normierte Nummern (E.164), Namensregeln, Merge vor Export.
• Verpasste Follow-ups → 48-Stunden-Regel, Vorlagen, Wiedervorlage setzen.

Checkliste (Tag 0)

• Geräte geladen, PWA installiert, Offline-Test bestanden.
• Testscan + Export + Backup erfolgreich.
• Tags/Scoring-Regeln geklärt; Pflichtfelder definiert.
• Rollen verteilt, Schichtübergabe-Protokoll festgelegt.

Vergleich: Lead-Erfassungskanäle (kriterienbasiert)

| Kriterium | Papierkarte | Badge-Scan (Standard-Code) | QR-Formular | Foto/OCR | | --- | --- | --- | --- | --- | | Offline-fähig | hoch | mittel | hoch | hoch | | Datenqualität | mittel | abhängig vom Code | hoch (Pflichtfelder) | abhängig vom Bild | | Tempo | mittel | hoch | mittel | hoch | | Dubletten-Risiko | hoch | mittel | niedrig | mittel |

FAQ

1. Wie schnell muss der Follow-up raus? Innerhalb von 48 Stunden, ideal am Messtag.
2. Welche Felder sind Pflicht? Name, Firma, Kontakt (E-Mail/Telefon), Bedarf, nächste Aktion.
3. Wie organisiere ich Schichten? Übergabeprotokoll: offene Leads, Status, offene Aufgaben.
4. Was tun ohne Netz? Offline scannen, Tages-Export, Backup, späteres Hochladen.
5. Wie vermeide ich Dubletten? E.164-Nummern, Namensregeln, Merge vor Export.
6. Was ist das Minimal-Backup? Tages-Export als vCard/CSV plus lokales Backup.
7. Welche Tags lohnen sich? Produkt/Thema, Region, Priorität, Quelle (Stand/Bühne).

Weiterführende Artikel

• Follow-up nach der Messe
• Lead Scoring auf Messen
• Messe-Leads taggen
• Team-Workflow am Messestand
• Schichtübergabe am Messestand
• Messestand Setup Checkliste
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• QR-Code für Lead-Erfassung
• Offline-First auf Messen
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