Das papierlose Büro: Wohin mit der Karte?
Darf ich die Karte nach dem Scan wegwerfen? Ein Blick auf die deutsche Rechtslage und digitale Workflows.
Sie haben die Karte gescannt. Die Daten sind im CRM. Darf das Stück Papier jetzt in den Müll? Ein Blick auf die Realität zwischen DSGVO, HGB und dem Aufräum-Drang.
Rechtlicher Hinweis
Dies ist keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte fragen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder Steuerberater.
Visitenkarten & Steuerrecht (HGB/GoBD)
Ist eine Visitenkarte ein "Geschäftsbrief"? In der Regel nein. Sie dokumtieren in der Regel keine Geschäftsvorfälle (wie eine Rechnung), sondern dienen nur der Kontaktaufnahme.
Konsens: Visitenkarten haben keine gesetzliche Aufbewahrungsfrist. Sie dürfen vernichtet werden, sobald die Daten übertragen sind.
Datenschutz (DSGVO) & Entsorgung
Achtung: Eine Visitenkarte enthält personenbezogene Daten. Sie dürfen diese nicht einfach in den öffentlichen Papierkorb im Hotel werfen!
- Der Mülleimer auf der Messe: Absolutes Tabu. Konkurrenten oder "Sammler" könnten die Karten herausfischen.
- Der Schredder (P-4 Sicherheitsstufe): Der richtige Ort. Sobald der Kontakt digitalisiert ist, sollte das Original datenschutzkonform vernichtet werden.
Der psychologische Faktor
Viele heben Karten "zur Sicherheit" auf. "Was, wenn die OCR einen Fehler hatte?"
Lösung: Speichern Sie das Foto der Karte digital beim Kontakt (unsere App macht das standardmäßig). Das digitale Foto ist Ihr Backup. Das physische Papier wird damit obsolet Ballast.