CSV für Kontakte: Formatierung, Mapping & Import-Fehler
Der CSV-Import scheitert oft an Kleinigkeiten. Wir zeigen die perfekte Formatierung für einen reibungslosen Import in Outlook und Google.
Das perfekte CSV-Format (Einsteiger)
Damit Programme wie Outlook, Google Contacts oder Apple Contacts Ihre Liste verstehen, müssen drei Dinge stimmen: Das Trennzeichen, die Kodierung und die Überschriften.
1. Das Trennzeichen (Separator)
Hier gibt es den größten Unterschied zwischen USA und Europa:
- Komma (,): Standard in den USA und vielen Web-Diensten.
- Semikolon (;): Standard in deutschen Excel-Versionen (Komma ist Dezimaltrenner).
Tipp: Wenn Ihr Import alle Daten in eine einzige Zeile oder Spalte wirft, haben Sie das falsche Trennzeichen.
2. Die Kodierung (Encoding)
Sie sehen "Müller" statt "Müller"? Dann ist die Datei als UTF-8 gespeichert, wird aber als ANSI gelesen (oder umgekehrt). Empfehlung: Speichern Sie immer als UTF-8.
3. Die Spalten-Namen (Header)
Die erste Zeile bestimmt, wo die Daten landen. Hier sind die wichtigsten Standard-Namen:
| Feld | Englisch (Standard) | Deutsch (Outlook) |
|---|---|---|
| Vorname | First Name | Vorname |
| Nachname | Last Name | Nachname |
| E-mail Address | E-Mail-Adresse | |
| Mobil | Mobile Phone | Mobiltelefon |
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4. Datenformate (Datum, Zahlen, E.164)
- Datum: Nutzen Sie ISO-Format
YYYY-MM-DD(z.B. 2026-02-03). - Telefon: Am stabilsten ist E.164 (z.B.
+491701234567). - Länder: ISO-2 Codes (DE, AT, CH) vermeiden Mapping-Fehler.
5. Quotes & Zeilenumbrüche
CSV hat eine Schwachstelle: Zeilenumbrüche in Notizen oder Adressen können das ganze File zerlegen. Lösung:
- Felder mit Zeilenumbrüchen in "Anführungszeichen" setzen.
- Im Zweifel: Notizen kürzen oder in ein separates Feld auslagern.
6. Mapping-Matrix (Quelle → Ziel)
Definieren Sie vor dem Import, welches Feld wohin soll. Beispiel:
| Quelle | Ziel (CRM) | Transform |
|---|---|---|
| first_name | First Name | Title Case |
| last_name | Last Name | Title Case |
| phone | Phone | E.164 |
| country | Country | ISO-2 |
7. Testimport (Dry Run)
Importieren Sie 5 Testkontakte mit Sonderfällen (Umlaute, lange Namen, Ausland). Erst wenn alles passt, folgt der Massenupload.
Top-Fehler-Matrix (CSV Import)
| Symptom | Ursache | Loesung |
|---|---|---|
| Alles in einer Spalte | Falsches Trennzeichen | Komma/Semikolon wechseln |
| Umlaute kaputt | Encoding falsch | UTF-8 speichern |
| Felder verschoben | Kommas in Daten | Felder quoten |
| Import bricht ab | Zu grosse Datei | In Batches importieren |
Anleitung: Fehler beheben
Die schnellste Methode, um eine "kaputte" CSV zu reparieren, ist ein Texteditor. Excel speichert oft hartnäckig falsche Formate.
- Rechtsklick auf die CSV-Datei → "Öffnen mit" → Editor.
- Prüfen Sie: Sind Umlaute lesbar? Sind Felder durch Kommas oder Semikolons getrennt?
- Ersetzen Sie ggf. Semikolons durch Kommas (Bearbeiten → Ersetzen).
- Speichern Sie die Datei über "Datei → Speichern unter".
- Wählen Sie unten bei Codierung UTF-8 (nicht ANSI).
Mehr dazu: vCard-Kompatibilitätsprofil
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