Kontakte in Zoho CRM importieren: CSV & vCard Anleitung

Zoho CRM ist eines der beliebtesten CRM-Systeme für kleine und mittlere Unternehmen. Es hat einen robusten Import-Assistenten, aber wie bei jeder Software liegt der Teufel im Detail (oder im Dateiformat). Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre Kontakte, Visitenkarten-Scans und Excel-Listen fehlerfrei in Zoho CRM bringen.

1. Das Dateiformat: CSV ist König

Auch Zoho CRM bevorzugt für Massenimporte das CSV-Format. Ein direkter vCard-Upload (.vcf) ist zwar teilweise möglich, aber für größere Listen oft instabil oder versteckt.

Die idealen Einstellungen für Zoho:

• Format: CSV (Comma Separated Values)
• Encoding: UTF-8 (Zwingend! Sonst werden ä, ö, ü kryptisch)
• Datumsformat: yyyy-MM-dd (z.B. 2024-12-31) – Zoho ist hier sehr strikt!

[!TIP] Scannen statt Tippen? Wenn Sie auf einer Messe Visitenkarten sammeln, nutzen Sie unseren kostenlosen Messe Scanner, um die Kontakte direkt als saubere Liste zu erfassen und später in Zoho zu importieren.

2. Der Import-Workflow (Schritt für Schritt)

Schritt A: Daten vorbereiten (Die Vorlage)

Zoho bietet zwar ein flexibles Mapping, aber es spart viel Zeit, wenn Ihre CSV-Spalten schon so heißen wie in Zoho.

| Ihre CSV-Spalte | Zoho CRM Feld | | :--- | :--- | | Vorname | First Name | | Nachname | Last Name | | E-Mail | Email | | Firma | Company (Account Name) | | Mobil | Mobile | | Telefon | Phone |

Schritt B: Import in Zoho CRM starten

1. Loggen Sie sich in Zoho CRM ein.
2. Klicken Sie oben auf den Tab Leads oder Kontakte (je nachdem, was Sie importieren wollen).
3. Oben rechts finden Sie einen Button (oft "Import" oder ein Pfeil nach unten). Wählen Sie Leads importieren.
4. Wählen Sie Aus Datei.

Schritt C: Duplikate vermeiden

Zoho fragt Sie, wie mit Duplikaten umgegangen werden soll.

• Option 1: Clonen (Vorsicht!) – Erstellt alles neu. Führt oft zu Chaos.
• Option 2: Überspringen – Existierende E-Mails werden ignoriert.
• Option 3: Überschreiben/Aktualisieren – Aktualisiert bestehende Kontakte mit neuen Daten aus der CSV. Unsere Empfehlung!

Schritt D: Mapping

Ziehen Sie die Felder Ihrer CSV auf die Felder von Zoho. Wenn Sie unsere CSV-Konverter-Tools genutzt haben, sollte Zoho viele Felder automatisch erkennen.

3. Häufige Stolpersteine

"Unmapped Column" Fehler

Zoho importiert keine Daten aus Spalten, die nicht zugeordnet sind. Wenn Sie wichtige Notizen in Ihrer CSV haben, stellen Sie sicher, dass Sie diese dem Feld Beschreibung (Description) oder einem benutzerdefinierten Feld zuordnen.

Datums-Chaos

Zoho CRM erwartet Datumsangaben (Geburtstag, Erstkontakt) oft im Format 2024-12-31 oder 12/31/2024 (je nach Spracheinstellung Ihres Accounts). Deutsche Formate wie 31.12.2024 führen oft zu Fehlern. Öffnen Sie die CSV vor dem Import kurz in Excel und formatieren Sie die Zelle um.

Pflichtfelder fehlen (Nachname!)

Wie fast alle CRMs akzeptiert Zoho keinen Kontakt ohne Nachnamen. Visitenkarten, auf denen nur "Max" oder "Taxi Berlin" steht, werden abgelehnt. Lösung: Filtern Sie Ihre Liste vorher oder füllen Sie leere Nachnamen mit einem Platzhalter wie "." oder "Unbekannt".

4. Mobile App: Visitenkarten Scanner

Zoho hat eine eigene App mit Scanner, aber diese ist oft eingeschränkt (Anzahl der Scans, Geschwindigkeit). Für die schnelle Erfassung von vielen Karten auf Events empfehlen wir:

1. Scannen mit Kontakte.me.
2. Export als CSV am Ende des Tages.
3. Import in Zoho am PC. So haben Sie sauber kontrollierte Daten und keine OCR-Fehler direkt im CRM.

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Verwandte Tools & Hilfen

• vCard zu Excel/CSV Konverter
• Telefonnummern formatieren (Zoho mag keine Klammern in Nummern!)