Papierloses Büro: Visitenkarten entsorgen?
Der Stapel wächst. Wann darf ich die Karte wegwerfen? Strategien für einen sauberen Schreibtisch und ein gefülltes CRM.
Papierloses Büro: Visitenkarten digitalisieren und entsorgen
Auf dem Schreibtisch stapeln sie sich: Visitenkarten von Messen, Lunch-Dates und Kundenterminen. Sie nehmen Platz weg, verstauben und – das ist das Schlimmste – die Informationen darauf sind "tot". Solange eine Telefonnummer nur auf Papier steht, können Sie sie nicht anrufen.
Der Schritt zum papierlosen Büro scheitert oft an der Frage: "Darf ich die originale Karte wegwerfen? Und wie digitalisiere ich sie am schnellsten?"
Die Psychologie des Wegwerfens
Viele Menschen tun sich schwer, Visitenkarten wegzuwerfen. Es fühlt sich respektlos an. Zudem dient der Stapel auf dem Tisch oft als (schlechtes) CRM: "Ah, da liegt die Karte von Herrn Schmidt, den sollte ich mal anrufen."
Der bessere Ansatz: Digitalisieren Sie den Kontakt sofort. Sobald er im digitalen Adressbuch ist, wird er durchsuchbar, sicherbar und verfügbar – auch unterwegs. Die Papierkarte hat ihren Zweck (den Datentransfer) erfüllt und wird zum Ballast.
3 Strategien für den digitalen Workflow
Strategie 1: Weekly Batching (Der Klassiker)
Sie sammeln alle Karten in einer Box. Jeden Freitagnachmittag nehmen Sie sich 15 Minuten Zeit, um alle Karten der Woche zu scannen.
- Vorteil: Weniger Unterbrechungen im Alltag.
- Nachteil: Gefahr des Aufschiebens ("Mache ich nächste Woche"). Kontakte sind tagelang nicht im Handy verfügbar.
Strategie 2: The Hardware Way (Für Massen)
Wer hunderte Karten im Monat verarbeitet (z.B. im Vertriebsinnendienst), schafft sich einen Dokumentenscanner an (z.B. ScanSnap).
- Vorteil: Extrem schnell bei großen Mengen.
- Nachteil: Teuer, stationär und oft keine gute OCR (Texterkennung) für Handys.
Strategie 3: Scan-Immediate (Der moderne Weg)
Sie bekommen die Karte, zücken das Smartphone, scannen sie und geben die Karte idealerweise direkt zurück.
- Der "Öko-Move": "Ich habe Sie gespeichert, danke! Die Karte können Sie für den nächsten Gesprächspartner behalten." Das schont Ressourcen und hinterlässt Eindruck.
- Alternative: Sie behalten die Karte, scannen sie im Aufzug/Taxi und entsorgen sie im nächsten Papierkorb.
Datenschutz und DSGVO
Hier lauert eine Falle. Viele kostenlose "Scanner-Apps" finanzieren sich, indem sie die gescannten Daten auf ihre Server laden, analysieren und verkaufen. Im geschäftlichen Kontext ist das ein Datenleck.
Wenn Sie vertrauliche Kontaktdaten von Geschäftspartnern scannen, müssen Sie sicherstellen, dass:
- Die Daten nicht unverschlüsselt an Dritte gehen.
- Die Daten nicht für KI-Training missbraucht werden.
Mehr dazu finden Sie in unserer DSGVO Checkliste.
🔒 Sicher scannen mit "Local-First"
Kontakte.me ist anders als typische Apps. Wir nutzen eine "Local-First" Architektur. Das bedeutet: Die Texterkennung (OCR) läuft direkt in Ihrem Browser auf Ihrem Gerät. Die Bilddaten Ihrer Kontakte werden nicht an unsere Server gesendet.
- Keine App-Installation nötig (PWA)
- 100% DSGVO-konform, da keine Datenspeicherung bei uns
- Export direkt in Ihr CRM oder Outlook
Wohin mit den Daten?
Das Digitalisieren ist nur der erste Schritt. Ein Scan nützt nichts, wenn er als "Bild001.jpg" im Fotoalbum verrottet. Nutzen Sie den vCard-Standard (VCF), um die Daten direkt ins Zielsystem zu bringen:
Nur ein Kontakt, der in Ihrem System ist, ist ein wertvoller Kontakt.