CSV Import Checkliste: Fehlerfrei ins CRM
Umlaute kaputt? Spalten verschoben? Gehen Sie diese 5 Punkte durch, bevor Sie auf "Importieren" klicken.
CSV Import Checkliste (CRM-neutral)
Der Import von CSV-Dateien ist die häufigste Fehlerquelle beim Datenaustausch. Umlaute kaputt? Spalten verschoben? Mit dieser Checkliste gelingt der Import in jedes System (HubSpot, Salesforce, Pipedrive, Outlook).
1. Das Encoding (Zeichensatz)
Das Problem: Deutsche Umlaute (ä, ö, ü) werden oft als Hieroglyphen (ü) dargestellt.
- Der Standard: Nutzen Sie UTF-8. Fast alle modernen Systeme erwarten dies.
- Excel-Falle: Excel speichert CSV oft als ANSI (Windows-1252).
- Lösung: Öffnen Sie die CSV in einem Texteditor (Notepad, VS Code) und speichern Sie sie explizit als "UTF-8 with BOM" oder reines "UTF-8".
2. Das Trennzeichen (Separator)
- Komma (,): Der internationale Standard.
- Semikolon (;): Standard in Deutschland (weil wir das Komma als Dezimaltrenner nutzen).
- Check: Prüfen Sie, was Ihr Zielsystem erwartet. Outlook (deutsch) will Semikolons. Google Contacts will Kommas.
- Tipp: Suchen & Ersetzen Sie alle Semikolons durch Kommas, wenn das Zielsystem englischsprachig ist.
3. Daten-Hygiene
- Header-Zeile: Die erste Zeile muss eindeutige Spaltennamen enthalten (Vorname, Nachname, Email).
- Pflichtfelder: Prüfen Sie, ob Ihr CRM Pflichtfelder hat (z.B. "Nachname" oder "Company"). Zeilen ohne diese Daten werden oft stillschweigend ignoriert.
- E.164 Nummern: Formatieren Sie Telefonnummern einheitlich (z.B. +49171...). Nutzen Sie dafür unseren Phone Formatter.
4. Test-Import (Dry Run)
Importieren Sie niemals 10.000 Kontakte auf einmal blind.
- Kopieren Sie die ersten 5 Zeilen in eine separate Test-CSV.
- Importieren Sie diese Test-Datei.
- Prüfen Sie im Zielsystem:
- Sind Umlaute korrekt?
- Sitzt die PLZ im PLZ-Feld (nicht in der Stadt)?
- Wurden Notizen importiert?
5. Feld-Mapping (Zuordnung)
Die wichtigste Phase im Import-Assistenten.
- Auto-Map: Verlassen Sie sich nicht auf die Automatik.
- Manuelle Prüfung: Mappen Sie "First Name" explizit auf "Vorname".
- Ignorieren: Schließen Sie Spalten aus, die Sie nicht brauchen (z.B. technische IDs), um die Datenbank sauber zu halten.
Top-Fehler-Matrix (CSV Import)
| Symptom | Ursache | Loesung |
|---|---|---|
| Alles in einer Spalte | Falsches Trennzeichen | Komma/Semikolon wechseln |
| Umlaute kaputt | Encoding falsch | UTF-8 speichern |
| Felder verschoben | Kommas in Daten | Felder quoten |
| Import bricht ab | Zu grosse Datei | In Batches importieren |
Werkzeugkasten
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