CRM-Import Profi-Workflow: Mapping, Normalisierung, Rollback

Ein CRM-Import ist kein Datei-Upload, sondern eine Datenpipeline. Dieses Dokument liefert einen pragmatischen Workflow, der Einsteiger abholt und Profis konkrete Qualitätsregeln gibt.

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Schnellstart (Einsteiger)

Wenn Sie nur schnell importieren muessen:

1. CSV statt XLSX verwenden.
2. UTF-8 speichern.
3. Spalten klar benennen (z.B. First Name, Last Name, Email, Phone).
4. Test mit 5 Kontakten vor dem Massenupload.

Kontakte.me Tipp: Nutzen Sie die Field-Mapping Templates, um fertige CSV-Header fuer Ihr CRM zu bekommen.

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Profi-Pipeline (empfohlen)

1) Staging-Datei mit "Golden Schema"

Legen Sie vor dem Import eine kanonische Struktur fest. Beispiel:

| Feld | Pflicht? | Format | Hinweis | | :--- | :--- | :--- | :--- | | first_name | ja | Title Case | Keine ALL CAPS | | last_name | ja | Title Case | Kein Initial ohne Nachname | | email | ja | RFC-konform | Eine E-Mail pro Feld | | phone | empfohlen | E.164 | +49... | | company | empfohlen | Freitext | Rechtsform behalten | | job_title | optional | Freitext | Keine Abkuerzungen erzwingen | | country | empfohlen | ISO-2 | DE, AT, CH | | source | empfohlen | Freitext | z.B. Messe_Muenchen_2026 |

2) Normalisierung vor dem Import

• Telefon: E.164 (z.B. +491701234567).
• Laender: ISO-2 Codes.
• Umlaute/Encoding: UTF-8.
• Namen: Keine Grossbuchstabenzeilen, keine Emojis.

Kontakte.me Tools:

• Telefonnummern-Formatter
• E.164 Praxis-Guide

3) Mapping-Matrix (Quelle -> CRM)

Bevor Sie importieren, definieren Sie ein klares Mapping. Beispiel:

| Quelle (CSV) | CRM-Feld | Transform | | :--- | :--- | :--- | | first_name | First Name | Title Case | | last_name | Last Name | Title Case | | phone | Phone | E.164 | | company | Company | Trim | | job_title | Job Title | Trim | | country | Country | ISO-2 -> CRM-Format | | source | Lead Source | Mapping-Liste |

Kontakte.me Tipp: Exportieren Sie aus Kontakte.me immer erst als vCard, korrigieren Sie, und wandeln Sie dann in CSV. Das reduziert Strukturfehler.

4) Duplikat-Strategie

Definieren Sie einen klaren Match-Key:

• Primar: E-Mail
• Sekundaer: Telefon
• Tertiaer: (Firma + Nachname)

Kontakte.me: Nutzen Sie den Deduplicator, bevor Sie ins CRM gehen.

5) Testimport & Rollback

• Importieren Sie 5-10 Testkontakte.
• Pruefen Sie Felder, Datumsformate, Labels.
• Taggen Sie jeden Import-Batch, z.B. Import_Messe_2026-02.
• So koennen Sie bei Problemen exakt diesen Batch loeschen.

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Kontakte.me Workflow (kompakt)

1. Scannen / Import in Kontakte.me.
2. Bereinigung (Korrekturen, Tags, Entfernen schlechter Scans).
3. Dedup mit dem Deduplicator.
4. Export als CSV mit Field-Mapping Templates.
5. Testimport, dann Vollimport.

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Profi-Checkliste

• [ ] UTF-8, korrekte Trennzeichen
• [ ] Telefonnummern in E.164
• [ ] ISO-2 Laendercodes
• [ ] Pflichtfelder gefuellt
• [ ] Duplikatstrategie definiert
• [ ] Import-Batch getaggt
• [ ] Testimport durchgefuehrt

Wenn Sie diese Punkte abarbeiten, sind CRM-Imports reproduzierbar, stabil und auditable.