Messe-Leads effizient managen (Workflow)
500 Visitenkarten, aber keine Zeit? Der optimale Workflow, um Leads noch am Messe-Abend zu digitalisieren und ins CRM zu bringen.
Messe-Leads Management: Best Practices & Workflow
Eine Messe kostet tausende Euro pro Quadratmeter. Doch der wahre ROI (Return on Investment) entscheidet sich nicht am Stand, sondern in der Woche nach der Messe.
Das Problem: Vertriebsteams kommen mit Taschen voller Visitenkarten zurück, sind erschöpft, und die Aufarbeitung bleibt liegen. Studien zeigen, dass Leads, die nicht innerhalb von 48 Stunden kontaktiert werden, drastisch an Wert verlieren ("Lead Decay").
Hier ist der optimale Workflow für modernes Lead-Management – ohne teure Hardware-Scanner.
Phase 1: Auf der Messe (Speed is Queen)
Vermeiden Sie es, Visitenkarten einfach in eine Box zu werfen. Ohne Kontext ("Interesse an Produkt X") ist die Karte später fast wertlos.
Der digitale Workflow am Stand:
- Gespräch führen + Karte erhalten.
- Sofort Scan: Nutzen Sie in einer ruhigen Sekunde (oder direkt vor dem Besucher) Ihr Smartphone.
- Psychologischer Trick: "Ich scanne Sie kurz, dann geht Ihre Karte nicht verloren."
- Kontext notieren: Nutzen Sie die Notiz-Funktion des Scanners oder diktieren Sie kurz: "Interesse an Premium-Paket, Budget freigegeben, Anruf nächste Woche."
- Rückgabe: Geben Sie die Karte zurück (nachhaltig & datenschutzfreundlich) oder markieren Sie sie mit einem Stift (z.B. "E" für Erfasst).
🚀 Batch-Scanning für Teams
Wenn am Stand die Hölle los ist, fehlt Zeit zum Scannen. Nutzen Sie Abends im Hotel die "Scan-Queue" von Kontakte.me.
- Fotografieren Sie 50 Karten hintereinander weg.
- Die App verarbeitet sie im Hintergrund (Batch-Processing).
- Exportieren Sie am nächsten Morgen eine fertige Excel-Liste für den Innendienst.
Phase 2: Nach der Messe (Daten-Hygiene)
Bevor Sie die Daten ins CRM (Salesforce, HubSpot, Pipedrive) kippen, müssen sie bereinigt werden. Visitenkarten enthalten oft Fehler (OCR-Lesefehler, exotische Titel).
- Export als Excel: Nutzen Sie den Excel-Export Ihres Scanners.
- Spalten-Check: Prüfen Sie kurz die Spalten "E-Mail" und "Nachname" auf Tipping-Fehler.
- Duplikate-Check: Haben drei Kollegen dieselbe Person gescannt? Löschen Sie Duplikate.
Phase 3: Datenschutz (DSGVO)
Darf ich Messe-Kontakte einfach in den Newsletter stecken? Nein. Die Übergabe einer Karte ist kein Opt-In für Werbung (siehe DSGVO Guide).
Der korrekte Weg:
- Senden Sie eine persönliche "Follow-Up" Mail ("Danke für das Gespräch").
- Verlinken Sie darin auf eine Landingpage oder fragen Sie aktiv: "Wollen Sie unseren Katalog als PDF erhalten?" (Double Opt-In).
Profi-Tipp: Nutzen Sie vCards auch für sich selbst. statt 500 Papierkarten zu drucken, zeigen Sie Ihren eigenen QR-Code zum Scannen.