vCard, CSV oder Excel? Welches Format wofür?

Wer Kontakte exportiert oder zwischen Programmen überträgt, stolpert über diese drei Kürzel. Doch welches Format ist das richtige für Ihr Vorhaben? Wir klären auf: Wann Sie VCF brauchen, wann CSV besser ist und warum Excel oft Probleme macht.

1. Die vCard (.vcf) – Der digitale Standard

Die vCard (Virtual Contact File) ist der weltweite Standard für den Austausch von digitalen Visitenkarten.

• Wofür: Einzelaustausch (z.B. per WhatsApp), Import in Apple Contacts, iCloud, Android.
• Stärke: Kann Fotos (Profilbilder) enthalten! Unterstützt komplexe Felder wie mehrere Adressen oder Labels ("Privat", "Arbeit").
• Schwäche: Viele alte Programme (wie altes Outlook) können nur eine vCard pro Datei lesen. (Lösung: Unser vCard Splitter).

[!TIP] Versionen-Chaos: Es gibt vCard 2.1, 3.0 und 4.0. Apple nutzt 3.0/4.0, Outlook oft noch 2.1. Wenn Umlaute kaputt sind, prüfen Sie die Version oder nutzen Sie unseren Konverter.

2. CSV – Der kleinste gemeinsame Nenner

CSV (Comma Separated Values) ist technisch gesehen eine reine Textdatei.

• Wofür: Massen-Import in CRM-Systeme (Salesforce, HubSpot, Pipedrive), Newsletter-Tools (Mailchimp), Outlook (Bulk Import).
• Stärke: Wird von jedem Datenbanksystem verstanden. Sehr kleine Dateigröße.
• Schwäche: Kein echten Standard. Trennzeichen kann Komma (US) oder Semikolon (DE) sein. Encoding (Umlaute) ist oft ein Problem (UTF-8 vs Windows-1252). Keine Bilder möglich.

Wann nutze ich CSV? Immer dann, wenn Sie viele Kontakte (hunderte) auf einmal in eine Datenbank schieben wollen. VCards sind hierfür oft zu "sperrig".

3. Excel (.xlsx) – Der "falsche" Freund

Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm, kein Austauschformat.

• Wofür: Zum Bearbeiten, Sortieren und Filtern durch Menschen.
• Stärke: Übersichtlichkeit. Farben, Formeln.
• Schwäche: CRM-Systeme können oft keine .xlsx Dateien direkt importieren. Sie müssen fast immer erst als CSV gespeichert werden.

Vorsicht: Excel formatiert Telefonnummern oft automatisch um (entfernt führende Nullen).
Lösung: Spalten immer als "Text" formatieren, bevor Sie Daten einfügen.

Fazit: Die Entscheidungs-Matrix

| Vorhaben | Empfohlenes Format | | :--- | :--- | | Kontakt per WhatsApp teilen | vCard (.vcf) | | Import in iPhone / iCloud | vCard (.vcf) | | Massenimport in Salesforce/HubSpot | CSV | | Liste manuell bereinigen | Excel (danach als CSV speichern) | | Import in Outlook (Desktop) | CSV (für viele), vCard (für einzelne) |

---

Hilfreiche Tools

• Excel in vCard umwandeln (für den iPhone Import)
• vCard Splitter (wenn Outlook nur den ersten Kontakt importiert)